Décompte de charges : le modèle Excel qui calcule seul – et ce qui n'y a jamais sa place
Chaque printemps, il arrive dans la boîte aux lettres, souvent avec un solde à payer. Avant de payer, regardez chaque ligne : un poste qui n'a rien à y faire, comme les réparations, la gestion de l'immeuble ou l'assurance du bâtiment, vous ne le devez pas. Voici le modèle gratuit pour établir vous-même un décompte propre en quelques minutes, plus le test qui vous dit, poste par poste, si votre décompte de charges est étanche ou contestable.
💡 La question qui décide de tout : répercutable ou non ?
Votre bailleur peut introduire de nouveaux frais accessoires, en cours de bail. Le Tribunal fédéral l'admet pour les habitations et locaux commerciaux, mais seulement par formule officielle, motivée, et vous pouvez contester (ATF 121 III 460, art. 269d al. 3 CO). Jusque-là : en Suisse, les charges ne sont pas dues automatiquement. Elles ne figurent sur votre décompte que si elles sont expressément et individuellement mentionnées dans le bail (art. 257a CO). Une clause générale du type « charges comprises » ne suffit pas, les désignations génériques sont écartées par l'autorité de conciliation. Ce qui ne figure pas dans le bail est compris dans le loyer, point final.
Deuxième obstacle : même les postes convenus doivent être de vrais frais d'exploitation, soit des dépenses courantes liées à l'usage de la chose. Les réparations, l'entretien, la gestion de l'immeuble, l'assurance du bâtiment, les intérêts hypothécaires et les investissements à plus-value incombent au propriétaire et ne peuvent jamais être répercutés, même s'ils figuraient au bail. Enfin, selon l'art. 257b CO : seuls les frais effectivement encourus peuvent être décomptés, qu'ils soient en acompte ou en forfait.
La même facture de chauffage est tantôt due, tantôt non. Tout dépend de trois éléments :
📊 Modèle Excel & Word : le décompte qui calcule seul
Vous louez et devez établir vous-même le décompte ? Le modèle Excel ci-dessous calcule seul la part, le total et le solde, les formules sont intégrées. Le même décompte existe en Word et en PDF, avec le tableau de répartition de l'immeuble, la liste de contrôle du chauffage et la lettre de contestation pour le locataire. Vous préférez en ligne ? Le générateur juste en dessous établit le décompte directement dans le navigateur. Important : indiquez chaque poste séparément, les postes globaux rendent le décompte contestable.
🧰 5 modèles : Excel qui calcule, plus Word et PDF
Le décompte pour le bailleur, un exemple de calcul complet, le tableau de répartition de l'immeuble, le contrôle du chauffage et la lettre de contestation pour le locataire. Chacun dans le format qu'il lui faut.
Neuf postes, clé de répartition, acomptes et solde — dans Excel, le calcul se fait tout seul
Bailleur : [Bailleur] Locataire : [Locataire] Objet loué : [Adresse, logement] Période de décompte : [JJ.MM.AAAA – JJ.MM.AAAA] Clé de répartition selon le bail : ☐ surface (m²) ☐ quote-part ☐ personnes ☐ consommation (compteur) Poste (seulement si convenu dans le bail) · Frais de l'immeuble CHF · Clé totale · Clé du logement · Part du logement CHF Chauffage et eau chaude (art. 5 OBLF) · · · · Eau et eaux usées · · · · Électricité des parties communes (cage d'escalier, buanderie) · · · · Conciergerie et nettoyage · · · · Ascenseur : service et maintenance · · · · Ordures et élimination · · · · Entretien du jardin et déneigement · · · · Radio, TV, câble · · · · Administration du décompte (art. 4 al. 3 OBLF) · · · · Total des frais accessoires · · · · Acomptes versés pendant la période (à déduire) · · · · Solde : + à payer, − en votre faveur · · · · Part = frais × clé du logement ÷ clé totale (calculée dans la feuille Excel, à la main dans Word/PDF). Seuls les postes convenus spécialement dans le bail peuvent figurer au décompte (art. 257a al. 2 CO). La réparation et la réfection de l'installation de chauffage, ainsi que le service de l'intérêt et l'amortissement, n'entrent jamais en ligne de compte (art. 6 OBLF). La ou le locataire peut consulter les pièces justificatives (art. 257b al. 2 CO) et demander des renseignements sur l'état des stocks de combustibles au début et à la fin de la période de chauffage (art. 8 al. 2 OBLF). Payable jusqu'au : ___.___.______ sur l'IBAN : ________________________________ Lieu, date : ________________ Signature du bailleur : ________________
Dans Excel, part, total et solde se calculent seuls, les formules sont intégrées · Le fichier Word est à remplir, remplacez les champs entre crochets · Le PDF est au format A4, prêt à imprimer
⚖️ Modèles propres de ConvivaPlus, pas un conseil juridique. En cas de litige, l'autorité de conciliation est gratuite (art. 113 CPC).
🛠️ Générateur de décompte de charges
Saisir les postes + l'acompte → décompte prêt avec solde automatique en PDF ou à copier. Gratuit, sans inscription.
🚦 Test de contestabilité : votre décompte est-il valable ?
C'est ici que se trouve la vraie valeur de cette page : aucun autre portail ne vous dit aussi directement si vous devez payer le solde ou non. Le test de contestabilité ConvivaPlus vous pose quatre questions sur votre décompte concret et vous dit en une seconde s'il est étanche, si vous devriez seulement demander des précisions ou s'il est contestable, et ce que vous pouvez faire alors.
🚦 Test de contestabilité ConvivaPlus
Quatre questions sur votre décompte de charges, et vous savez s'il est valable ou contestable.
Les charges sont-elles expressément et individuellement mentionnées dans votre bail ?
Le décompte détaille-t-il chaque poste avec son montant (pas de postes groupés) ?
N'y figurent-ils que des frais d'exploitation, sans réparations, gestion de l'immeuble ni assurance ?
Le décompte est-il établi au moins une fois par an sur la base des frais réels, avec consultation des pièces ?
Comment juge le test de contestabilité ConvivaPlus : si les frais ne sont pas convenus individuellement au bail ou si un poste jamais répercutable y figure (réparation, gestion de l'immeuble, assurance), le décompte est contestable (rouge). Si la consultation des pièces manque ou qu'un poste est flou, mieux vaut demander (jaune). Ce n'est que si les quatre conditions sont remplies qu'il est formellement valable (vert). Cette classification est la lecture selon ConvivaPlus, déduite des art. 257a et 257b CO.
🧮 Calculateur de clé de répartition : combien du total est vraiment à vous ?
Les frais de chauffage de tout l'immeuble s'élèvent à 24 000 francs, et sur votre décompte apparaissent soudain 1 800. Est-ce juste ? Cela dépend de la clé de répartition : selon la surface (m²), le nombre de personnes, les quotes-parts (PPE) ou à parts égales. Le calculateur de clé de répartition ConvivaPlus vous évite le calcul : saisissez les frais totaux d'un poste et votre part, vous voyez aussitôt ce qui vous revient.
🧮 Calculateur de clé de répartition ConvivaPlus
Saisir les frais totaux + la clé de répartition → votre part calculée. Vérifiez si le chiffre de votre décompte est juste.
Valeur indicative. C'est la clé de répartition convenue au bail ou au règlement qui fait foi.
Méthodologie : le calculateur répartit les frais totaux de façon linéaire selon la clé choisie, selon ConvivaPlus conformément à la pratique courante en Suisse (surface, personnes, quote-part ou parts égales). La clé applicable figure dans le bail ou le règlement. En cas de décompte de chauffage et d'eau chaude selon la consommation, c'est la consommation mesurée qui compte, pas la surface.
🔥 Frais de chauffage : 9 postes à payer, 2 jamais
L'assurance de votre chauffage, vous pouvez la payer ; celle de l'immeuble, jamais. L'art. 5, al. 2, let. h OBLF compte parmi les frais de chauffage «les primes d’assurance qui se rapportent exclusivement à l’installation de chauffage» ; l'assurance du bâtiment est couverte par le loyer. La même frontière traverse toute l'ordonnance : elle énumère 9 postes qui peuvent figurer au décompte de chauffage et seulement 2 qui n'y ont jamais leur place. La matrice des frais de chauffage ConvivaPlus vous montre les 11 avec le texte officiel. Posez votre décompte à côté, ligne par ligne.
| Poste | OBLF | Vous payez ? | Texte officiel |
|---|---|---|---|
| Combustible et énergie consommés | art. 5, al. 2, let. a OBLF | ✓ oui | «le combustible et l’énergie consommés» |
| Électricité des brûleurs et des pompes | art. 5, al. 2, let. b OBLF | ✓ oui | «l’énergie électrique utilisée pour les brûleurs et les pompes» |
| Exploitation d'énergies de substitution | art. 5, al. 2, let. c OBLF | ✓ oui | «les frais d’exploitation d’énergies de substitution» |
| Nettoyage du chauffage et de la cheminée | art. 5, al. 2, let. d OBLF | ✓ oui | «le nettoyage de l’installation de chauffage et de la cheminée, le grattage, le brûlage et l’huilage de la chaudière, ainsi que l’enlèvement des déchets et des scories» |
| Révision périodique, citerne, détartrage | art. 5, al. 2, let. e OBLF | ✓ oui | «la révision périodique de l’installation de chauffage, réservoirs à mazout y compris, et le détartrage de l’installation d’eau chaude, des chauffe-eau et des conduites» |
| Relevé et service de décompte | art. 5, al. 2, let. f OBLF | ✓ oui | «le relevé, le décompte et l’entretien des appareils lorsque les frais de chauffage sont calculés de manière individuelle» |
| Maintenance | art. 5, al. 2, let. g OBLF | ✓ oui | «la maintenance» |
| Assurance du seul chauffage | art. 5, al. 2, let. h OBLF | ✓ oui | «les primes d’assurance qui se rapportent exclusivement à l’installation de chauffage» |
| Travail administratif du chauffage | art. 5, al. 2, let. i OBLF | ✓ oui | «le travail administratif qu’occasionne l’exploitation de l’installation de chauffage» |
| Réparation et réfection de l'installation | art. 6, let. a OBLF | ✗ jamais | «la réparation et la réfection des installations» |
| Intérêts et amortissement de l'installation | art. 6, let. b OBLF | ✗ jamais | «le service de l’intérêt et l’amortissement des installations» |
Texte : version officielle de l'OBLF (RS 221.213.11), état au 1er octobre 2025, fedlex.admin.ch.
Méthodologie : la matrice des frais de chauffage ConvivaPlus compte ce que l'ordonnance énumère elle-même, art. 5, al. 2, let. a–i et art. 6, let. a–b OBLF, dans le texte de la version officielle (état au 1.10.2025). Ni estimation, ni moyenne, ni sondage. Jusqu'en septembre 2026, un indice régional des charges figurait ici. Nous l'avons retiré, car ses valeurs par région ne pouvaient être étayées par aucune source.
📋 Catalogue des frais A–Z : qu'est-ce qui peut figurer, qu'est-ce qui jamais ?
La révision de votre citerne à mazout peut figurer au décompte, la réparation du chauffage jamais. L'art. 5 al. 2 let. e OBLF compte parmi les frais imputables « la révision périodique de l'installation de chauffage, réservoirs à mazout y compris », l'art. 6 let. a exclut « la réparation et la réfection des installations ». Le même chauffage, deux factures, deux mondes. Le tableau indique pour chaque poste typique s'il est répercutable (et à quelle condition) ou s'il n'a jamais sa place sur le décompte.
| Type de frais | Répercutable ? | Base / condition |
|---|---|---|
| Chauffage & eau chaude | ✓ si convenu | Selon la consommation dans les bâtiments récents. Plus gros poste, vérifiez-le en premier. |
| Eau & eaux usées (consommation) | ✓ si convenu | Part de consommation oui ; les taxes de base fixes incombent en partie au bailleur. |
| Électricité des communs (cage d'escalier, buanderie) | ✓ si convenu | Art. 257a CO, vrais frais d'exploitation. |
| Conciergerie & nettoyage | ✓ si convenu | Uniquement l'exploitation courante, pas les réparations ni le remplacement. |
| Ascenseur : service & entretien | ✓ si convenu | Abonnement d'entretien oui, réparation et remplacement non. |
| Ordures & élimination | ✓ si convenu | Frais d'exploitation ; les taxes communales de base sont parfois litigieuses. |
| Gestion des charges | ✓ si convenu | Uniquement la charge d'établir le décompte (usuellement env. 3 %), pas la gestion de l'immeuble. |
| Réparations & entretien | ✗ jamais | À charge du bailleur (art. 256 CO), couvert par le loyer. |
| Gestion de l'immeuble | ✗ jamais | Frais du propriétaire, partie du loyer. |
| Assurance du bâtiment & intérêts hypothécaires | ✗ jamais | Frais du propriétaire, non répercutables. |
| Impôts fonciers & investissements à plus-value | ✗ jamais | Affaire du propriétaire, jamais sur le décompte de charges. |
📅 Délais, droit de consultation et contestation
Vous pouvez demander combien de mazout il y avait dans la citerne au premier jour de la période de chauffage. L'art. 8 al. 2 OBLF dit que le locataire « est admis à consulter les pièces justificatives originales et à demander des renseignements sur l'état des stocks de combustibles au début et à la fin de la période de chauffage ». Stock initial plus achats moins stock final, c'est la consommation que vous payez. Et vous avez plus de temps que la plupart ne le pensent : une prétention se prescrit seulement après cinq ans, et la conciliation ne vous coûte pas un centime. Les principales échéances en un coup d'œil :
La loi ne fixe pas de délai précis, mais le décompte doit être établi au moins une fois par an, usuellement dans les six mois environ après la fin de la période. Si le bailleur n'établit aucun décompte, vous pouvez réclamer les acomptes versés.
Vous avez droit à la consultation des pièces originales. Vous l'exercez au siège du bailleur ; il ne doit ni vous remettre les originaux ni fournir des copies gratuites, mais accorder la consultation.
Il n'existe pas de délai légal d'opposition, mais vérifiez sans tarder et contestez par écrit (valeur indicative : env. 30 jours). Si vous avez déjà payé un décompte et constatez plus tard que des postes n'étaient pas dus, vous les réclamez selon les règles de l'enrichissement illégitime (TF 4A_433/2020) : dans les trois ans à compter du jour où vous l'avez appris, au plus tard dix ans après le paiement (art. 67 CO).
Une prétention du bailleur se prescrit cinq ans après l'établissement du décompte (art. 128 CO). Vous ne devez plus payer les soldes plus anciens.
La procédure de conciliation en matière de bail est gratuite. Si vous n'avancez pas, adressez-vous à l'autorité de conciliation, sans risque de frais d'avocat ou de justice pour la procédure.
Si vous avez convenu un forfait, il n'y a ni décompte ni prétention. Le bailleur ne peut rien réclamer en plus même si les frais réels étaient plus élevés ; le forfait doit se fonder sur la moyenne calculée sur une période de trois ans (art. 4 al. 2 OBLF).
⚠️ Les 5 erreurs les plus chères dans le décompte de charges
Si un logement de l'immeuble est vide, c'est le bailleur qui le chauffe, pas vous. Art. 7 al. 1 OBLF : « Les frais de chauffage relatifs aux habitations et aux locaux commerciaux non loués sont à la charge du bailleur. » Si la vacance n'apparaît pas dans la clé de répartition, vous la payez avec. Quatre de ces cinq erreurs vous coûtent de l'argent, une vous coûte votre bon droit. Lisez-les une fois, et vous ne payez pas un franc de trop.
Payer le solde à l'aveugle. L'erreur la plus fréquente et la plus chère. Beaucoup paient sans comparer le décompte avec le bail et les pièces. Pourtant, sur de nombreux décomptes figure au moins un poste qui n'a rien à y faire. D'abord le test de contestabilité ci-dessus, ensuite le paiement.
Accepter des frais non convenus. Ce qui n'est pas expressément et individuellement au bail est compris dans le loyer et n'est pas dû (art. 257a CO). Une clause forfaitaire « charges comprises » ne suffit pas. Comparez chaque poste avec votre bail.
Laisser passer réparations et gestion. Les réparations, l'entretien, la gestion de l'immeuble, l'assurance du bâtiment et les intérêts hypothécaires ne sont jamais répercutables. S'ils apparaissent, vous pouvez les faire biffer, le catalogue des frais ci-dessus montre ce qui vaut.
Renoncer à la consultation des pièces. Vous avez selon l'art. 257b al. 2 CO le droit de consulter les pièces originales. Y renoncer, c'est vérifier en aveugle. Exigez les pièces par écrit avant de payer un solde.
Ne pas vérifier la clé de répartition. Que la répartition se fasse selon les m², les personnes ou la quote-part fait vite quelques centaines de francs sur le chauffage. Si le bail prévoit une autre clé que le décompte, quelque chose cloche, recalculez avec le calculateur de clé de répartition.
Pour les charges, ce n'est pas ce que le bailleur inscrit qui décide, mais ce qui figure au bail et ce que la loi autorise.
✅ Vérifier le décompte de charges en 5 étapes
Si la facture de chauffage n'est pas accompagnée du détail, elle doit vous dire expressément que vous pouvez l'exiger. C'est l'art. 8 al. 1 OBLF. Cinq étapes vous séparent de la certitude que le décompte est juste, et aucune ne dure plus qu'une pause-café.
L'astuce que presque personne ne connaît : demandez les décomptes des années précédentes et comparez. Si un poste bondit de plus de 20 pour cent sans explication, ou si une nouvelle ligne apparaît soudain, c'est votre argument le plus fort lors de la contestation, car le bailleur doit justifier chaque poste par des pièces. La même rigueur paie pour chaque modèle, par exemple pour le contrat de sous-location, où une phrase oubliée sur la part des charges coûte tout aussi cher.
Quelle est votre situation ?
Un clic – anonyme, aucune inscription nécessaire.
❓ Questions fréquentes sur le décompte de charges
Les questions qui trottent chaque printemps lors du décompte, répondues brièvement et honnêtement.
Les utilisateurs demandent aussi
Questions connexes de notre magazine
Seulement la petite charge liée à l'établissement du décompte de charges lui-même (usuellement env. 3 %), jamais la gestion de tout l'immeuble. Celle-ci est comprise dans le loyer.
Vers le catalogue des frais →Selon la clé de répartition convenue au bail, le plus souvent selon les m² ou la consommation. Le calculateur de clé de répartition vous montre votre part calculée du total.
Vers le calculateur →Si le bailleur n'établit pas de décompte au moins annuel, vous pouvez réclamer les acomptes versés. Exigez le décompte par écrit et fixez un délai.
Vers les délais →Toutes les informations sans garantie. Erreur trouvée ? → support@conviva-plus.ch
En Suisse, les charges ne sont dues que si elles sont convenues individuellement au bail (art. 257a CO). Réparations, gestion de l'immeuble, assurance du bâtiment et intérêts hypothécaires ne sont jamais répercutables. Une prétention se prescrit après 5 ans, la consultation des pièces est votre droit (art. 257b al. 2 CO).
Cela va avec
Plus loin dans le droit du bail et les modèles
Discussion
8 avis de la communauté
Genau der Check, den ich gebraucht habe. Auf meiner Abrechnung stand eine Position «Verwaltung» mit 480 Franken. Dank dem Katalog wusste ich, dass nur die NK-Verwaltung erlaubt ist, nicht die ganze Liegenschaft. Beanstandet, 400 Franken gutgeschrieben.
Stark, Andrea, genau so funktioniert es. Die Verwaltung der Liegenschaft ist im Mietzins drin, nur der kleine Aufwand für die NK-Abrechnung selbst darf rein. Schön, dass du nicht blind bezahlt hast.
Den Verteilschlüssel-Rechner habe ich dreimal gebraucht, bis ichs geglaubt habe. Bei uns wird nach Personen verteilt, nicht nach m², und ich wohne allein in einer grossen Wohnung. Macht bei der Heizung fast 300 Franken Unterschied im Jahr.
Wichtig fand ich den Hinweis mit der Einsicht in die Belege. Habe schriftlich verlangt, die Verwaltung hat zuerst gemauert, aber nach dem Hinweis auf Art. 257b war die Akte plötzlich da. Eine Position war doppelt verrechnet.
Merci fürs Teilen, Fatima. Genau, das Einsichtsrecht ist gesetzlich, da muss niemand mauern. Gut, dass du drangeblieben bist, doppelt verrechnete Posten sind häufiger als man denkt.
Als Vermieter von zwei Wohnungen rechne ich jetzt mit dem Generator ab. Sauber jede Position einzeln, Saldo automatisch, als PDF verschickt. Vorher hatte ich alles in einem Excel zusammengeschustert, das gab immer Rückfragen.
Han zersch dänkt, ich müess eifach zahle. Aber näi, churz prüeft und gmerkt: d Gebäudeversicherig het uf de Abrächnig nüt z sueche. Sehr fair erklärt, ohni Juriste-Chauderwälsch.
Merci Sandra, genau dä Punkt. D Gebäudeversicherig isch Eigentümersach und ghört nie uf d Nebenkoschte. Schön, dass es klick gmacht het.
Rédactrice ConvivaPlus · Droit & Logement
Écrit sur le droit du bail, des contrats et du quotidien – des textes de loi en modèles vérifiés.
- Droit du bail
- Droit des contrats
- Modèles
- Logement
Erreur trouvée ou feedback ? Faites-le nous savoir ou écrivez-nous directement.