Nebenkostenabrechnung: Excel-Vorlage, die selbst rechnet – und was nie draufgehört
Jedes Frühjahr flattert sie ins Haus, und mit ihr oft eine Nachforderung. Bevor du zahlst, lohnt der Blick auf jede Zeile: Eine Position, die gar nicht draufgehört, etwa Reparaturen, die Verwaltung der Liegenschaft oder die Gebäudeversicherung, schuldest du nicht. Hier ist die Gratis-Vorlage, mit der du in Minuten selbst sauber abrechnest, plus der Check, der dir Position für Position sagt, ob deine Nebenkostenabrechnung wasserdicht oder anfechtbar ist.
💡 Die Frage, die über jede Abrechnung entscheidet: umlagefähig oder nicht?
Dein Vermieter darf neue Nebenkosten einführen, mitten im laufenden Vertrag. Das Bundesgericht: Bei Wohn- und Geschäftsräumen «kann dieses System vom Vermieter einseitig geändert werden», aber nur auf dem amtlichen Formular, begründet, und du kannst es anfechten (BGE 121 III 460, Art. 269d Abs. 3 OR). Bis dahin gilt: In der Schweiz sind Nebenkosten nicht automatisch geschuldet. Sie gehören nur dann auf deine Abrechnung, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich und einzeln aufgeführt sind (Art. 257a OR). Eine Sammelklausel wie «inklusive Nebenkosten» genügt nicht, generische Bezeichnungen werden vor der Schlichtungsbehörde gestrichen. Was nicht im Vertrag steht, ist im Mietzins inbegriffen, basta.
Die zweite Hürde: Selbst vereinbarte Posten müssen echte Betriebskosten sein, also laufende Aufwendungen für den Gebrauch der Sache. Reparaturen, Unterhalt, die Verwaltung der Liegenschaft, die Gebäudeversicherung, Hypothekarzinsen und wertvermehrende Investitionen sind Sache des Eigentümers und dürfen nie überwälzt werden, auch wenn sie im Vertrag stünden. Und schliesslich gilt nach Art. 257b OR: Abgerechnet werden dürfen nur die tatsächlich angefallenen Kosten, ob als Akonto oder Pauschale.
Dieselbe Heizkostenrechnung ist mal geschuldet, mal nicht. Es kommt auf drei Dinge an:
📊 Vorlage Excel & Word: die Abrechnung, die selbst rechnet
Du vermietest und musst selber abrechnen? Die Excel-Vorlage unten rechnet Anteil, Total und Saldo selbst, die Formeln sind hinterlegt. Dieselbe Abrechnung liegt als Word und PDF bereit, dazu die Verteiltabelle für die ganze Liegenschaft, die Heizkosten-Prüfliste und der Beanstandungsbrief für Mieter. Lieber gleich online? Der Generator darunter baut dir die Abrechnung direkt im Browser. Wichtig: Führe jede Position einzeln auf, Sammelposten machen die Abrechnung anfechtbar.
🧰 5 Vorlagen: Excel, das rechnet, dazu Word und PDF
Die Abrechnung für Vermieter, eine durchgerechnete Beispielrechnung, die Verteiltabelle für die ganze Liegenschaft, die Heizkosten-Prüfliste und der Beanstandungsbrief für Mieter. Jede im Format, das sie braucht.
Neun Kostenarten, Verteilschlüssel, Akonto und Saldo — im Excel rechnet sie selbst
Vermieter/in: [Vermieter/in] Mieter/in: [Mieter/in] Mietobjekt: [Adresse, Wohnung] Abrechnungsperiode: [TT.MM.JJJJ – TT.MM.JJJJ] Verteilschlüssel gemäss Mietvertrag: ☐ Fläche (m²) ☐ Wertquote ☐ Personen ☐ Verbrauch (Zähler) Kostenart (nur, was im Vertrag vereinbart ist) · Kosten Liegenschaft CHF · Schlüssel total · Schlüssel Wohnung · Anteil Wohnung CHF Heizung und Warmwasser (Art. 5 VMWG) · · · · Wasser und Abwasser · · · · Allgemeinstrom (Treppenhaus, Waschküche) · · · · Hauswartung und Reinigung · · · · Lift: Service und Wartung · · · · Kehricht und Entsorgung · · · · Gartenpflege und Schneeräumung · · · · Radio, TV, Kabel · · · · Verwaltung dieser Abrechnung (Art. 4 Abs. 3 VMWG) · · · · Total Nebenkosten · · · · Akontozahlungen in der Periode (abziehen) · · · · Saldo: + Nachzahlung, − Guthaben · · · · Anteil = Kosten × Schlüssel Wohnung ÷ Schlüssel total (im Excel-Blatt gerechnet, in Word/PDF von Hand). Nur Posten, die im Mietvertrag besonders vereinbart sind, dürfen auf die Abrechnung (Art. 257a Abs. 2 OR). Reparatur und Erneuerung der Heizanlage sowie ihre Verzinsung und Abschreibung sind nie anrechenbar (Art. 6 VMWG). Die Mieterin oder der Mieter kann die Belege einsehen (Art. 257b Abs. 2 OR) und über den Anfangs- und Endbestand der Heizmaterialien Auskunft verlangen (Art. 8 Abs. 2 VMWG). Zahlbar bis: ___.___.______ auf IBAN: ________________________________ Ort, Datum: ________________ Unterschrift Vermieter/in: ________________
Im Excel rechnen Anteil, Total und Saldo selbst, die Formeln sind hinterlegt · Die Word-Datei ist ausfüllbar, Felder in eckigen Klammern ersetzen · Das PDF ist A4 und druckfertig
⚖️ Eigene Muster von ConvivaPlus, keine Rechtsberatung. Bei Streit ist die Schlichtungsbehörde kostenlos (Art. 113 ZPO).
🛠️ Nebenkostenabrechnung-Generator
Positionen + Akonto eintragen → fertige Abrechnung mit automatischem Saldo als PDF oder zum Kopieren. Kostenlos, keine Anmeldung.
🚦 Anfechtbarkeits-Check: ist deine Abrechnung gültig?
Hier sitzt der eigentliche Wert dieser Seite: Kein anderes Portal sagt dir so direkt, ob du die Nachforderung zahlen musst oder nicht. Der ConvivaPlus Anfechtbarkeits-Check stellt dir vier Fragen zu deiner konkreten Abrechnung und sagt dir in einer Sekunde, ob sie wasserdicht ist, ob du nur nachfragen solltest oder ob sie anfechtbar ist, und was du dann tun kannst.
🚦 ConvivaPlus Anfechtbarkeits-Check
Vier Fragen zu deiner Nebenkostenabrechnung, und du weisst, ob sie gültig oder anfechtbar ist.
Sind die Nebenkosten in deinem Mietvertrag ausdrücklich und einzeln aufgeführt?
Listet die Abrechnung jede Position einzeln mit Betrag auf (keine Sammelposten)?
Stehen nur Betriebskosten drauf, keine Reparaturen, keine Liegenschaftsverwaltung, keine Versicherung?
Wird mindestens einmal jährlich auf Basis der tatsächlichen Kosten abgerechnet und Einsicht in die Belege gewährt?
So urteilt der ConvivaPlus Anfechtbarkeits-Check: Sind die Kosten nicht im Vertrag einzeln vereinbart oder steht ein nie umlagefähiger Posten drauf (Reparatur, Liegenschaftsverwaltung, Versicherung), ist die Abrechnung anfechtbar (rot). Fehlt die Einsicht in Belege oder ist ein Posten unklar, lohnt das Nachfragen (gelb). Nur wenn alle vier Bedingungen erfüllt sind, ist sie formell gültig (grün). Diese Einordnung ist die Lesart laut ConvivaPlus, hergeleitet aus Art. 257a und 257b OR.
🧮 Verteilschlüssel-Rechner: wie viel von der Gesamtsumme ist wirklich deins?
Die Heizkosten des ganzen Hauses betragen 24'000 Franken, und auf deiner Abrechnung stehen plötzlich 1'800. Stimmt das? Das hängt am Verteilschlüssel: nach Fläche (m²), nach Personen, nach Wertquote (Stockwerkeigentum) oder zu gleichen Teilen. Der ConvivaPlus Verteilschlüssel-Rechner nimmt dir das Nachrechnen ab: Gib die Gesamtkosten einer Position und deinen Anteil ein, und du siehst sofort, was rechnerisch auf dich entfällt.
🧮 ConvivaPlus Verteilschlüssel-Rechner
Gesamtkosten + Verteilschlüssel eingeben → dein rechnerischer Anteil. Prüfe, ob die Zahl auf deiner Abrechnung stimmt.
Richtwert. Massgebend ist der im Mietvertrag oder Reglement vereinbarte Verteilschlüssel.
Methodik: Der Rechner verteilt die Gesamtkosten linear nach dem gewählten Schlüssel, laut ConvivaPlus der in der Schweiz üblichen Praxis (Fläche, Personen, Wertquote oder gleiche Teile). Welcher Schlüssel gilt, steht im Mietvertrag oder im Reglement. Bei verbrauchsabhängiger Heiz- und Warmwasserabrechnung (VHKA) zählt der gemessene Verbrauch statt der Fläche.
🔥 Heizkosten prüfen: 9 Posten zahlst du, 2 nie
Die Versicherung deiner Heizung darfst du zahlen, die Versicherung des Hauses nie. Art. 5 Abs. 2 lit. h VMWG zählt «die Versicherungsprämien, soweit sie sich ausschliesslich auf die Heizungsanlage beziehen» zu den Heizkosten, die Gebäudeversicherung ist mit dem Mietzins abgegolten. Dieselbe Grenze zieht sich durch die ganze Verordnung: Sie zählt 9 Posten auf, die auf die Heizkostenabrechnung dürfen, und nur 2, die nie draufgehören. Die ConvivaPlus Heizkosten-Matrix zeigt dir alle 11 mit dem amtlichen Wortlaut. Leg deine Abrechnung daneben, Zeile für Zeile.
| Posten | VMWG | Darfst du zahlen? | Amtlicher Wortlaut |
|---|---|---|---|
| Verbrauchter Brennstoff und Energie | Art. 5 Abs. 2 lit. a VMWG | ✓ ja | «die Brennstoffe und die Energie, die verbraucht wurden» |
| Strom für Brenner und Pumpen | Art. 5 Abs. 2 lit. b VMWG | ✓ ja | «die Elektrizität zum Betrieb von Brennern und Pumpen» |
| Betriebskosten für Alternativenergien | Art. 5 Abs. 2 lit. c VMWG | ✓ ja | «die Betriebskosten für Alternativenergien» |
| Reinigung von Heizung und Kamin, Kesselpflege | Art. 5 Abs. 2 lit. d VMWG | ✓ ja | «die Reinigung der Heizungsanlage und des Kamins, das Auskratzen, Ausbrennen und Einölen der Heizkessel sowie die Abfall- und Schlackenbeseitigung» |
| Periodische Revision inkl. Öltank, Entkalken | Art. 5 Abs. 2 lit. e VMWG | ✓ ja | «die periodische Revision der Heizungsanlage einschliesslich des Öltanks sowie das Entkalken der Warmwasseranlage, der Boiler und des Leitungsnetzes» |
| Verbrauchserfassung und Abrechnungsservice | Art. 5 Abs. 2 lit. f VMWG | ✓ ja | «die Verbrauchserfassung und den Abrechnungsservice für die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung sowie den Unterhalt der nötigen Apparate» |
| Wartung | Art. 5 Abs. 2 lit. g VMWG | ✓ ja | «die Wartung» |
| Versicherung, die nur die Heizanlage betrifft | Art. 5 Abs. 2 lit. h VMWG | ✓ ja | «die Versicherungsprämien, soweit sie sich ausschliesslich auf die Heizungsanlage beziehen» |
| Verwaltungsarbeit für den Heizbetrieb | Art. 5 Abs. 2 lit. i VMWG | ✓ ja | «die Verwaltungsarbeit, die mit dem Betrieb der Heizungsanlage zusammenhängt» |
| Reparatur und Erneuerung der Anlage | Art. 6 lit. a VMWG | ✗ nie | «die Reparatur und Erneuerung der Anlagen» |
| Verzinsung und Abschreibung der Anlage | Art. 6 lit. b VMWG | ✗ nie | «die Verzinsung und Abschreibung der Anlagen» |
Wortlaut: amtliche Fassung der VMWG (SR 221.213.11), Stand 1. Oktober 2025, fedlex.admin.ch.
Methodik: Die ConvivaPlus Heizkosten-Matrix zählt, was die Verordnung selbst aufzählt, Art. 5 Abs. 2 lit. a–i und Art. 6 lit. a–b VMWG, im Wortlaut der amtlichen Fassung (Stand 1.10.2025). Keine Schätzung, kein Durchschnitt, keine Umfrage. Bis September 2026 stand hier ein regionaler Nebenkosten-Index. Wir haben ihn zurückgenommen, weil sich seine Werte je Region an keiner Quelle belegen liessen.
📋 Kosten-Katalog A–Z: was darf rein, was nie?
Die Revision deines Öltanks darf auf die Abrechnung, die Reparatur der Heizung nie. Art. 5 Abs. 2 lit. e VMWG zählt «die periodische Revision der Heizungsanlage einschliesslich des Öltanks» zu den anrechenbaren Kosten, Art. 6 lit. a schliesst «die Reparatur und Erneuerung der Anlagen» aus. Dieselbe Heizung, zwei Rechnungen, zwei Welten. Die Tabelle zeigt dir für jede typische Position, ob sie umlagefähig ist (und unter welcher Bedingung) oder ob sie nie auf die Nebenkostenabrechnung gehört.
| Kostenart | Umlagefähig? | Grundlage / Bedingung |
|---|---|---|
| Heizung & Warmwasser | ✓ wenn vereinbart | Bei neueren Bauten verbrauchsabhängig (VHKA). Grösster Posten, prüfe ihn zuerst. |
| Wasser & Abwasser (Verbrauch) | ✓ wenn vereinbart | Verbrauchsanteil ja; fixe Grundgebühren sind teils Vermietersache. |
| Allgemeinstrom (Treppenhaus, Waschküche) | ✓ wenn vereinbart | Art. 257a OR, echte Betriebskosten. |
| Hauswartung & Reinigung | ✓ wenn vereinbart | Nur der laufende Betrieb, nicht Reparaturen oder Ersatz. |
| Lift: Service & Wartung | ✓ wenn vereinbart | Wartungsabo ja, Reparatur und Ersatz nein. |
| Kehricht & Entsorgung | ✓ wenn vereinbart | Betriebskosten; kommunale Grundgebühren teils strittig. |
| Verwaltung der Nebenkosten | ✓ wenn vereinbart | Nur der Aufwand für die NK-Abrechnung (üblich rund 3 %), nicht die Liegenschaftsverwaltung. |
| Reparaturen & Unterhalt | ✗ nie | Vermietersache (Art. 256 OR), im Mietzins abgegolten. |
| Verwaltung der Liegenschaft | ✗ nie | Eigentümerkosten, Teil des Mietzinses. |
| Gebäudeversicherung & Hypothekarzinsen | ✗ nie | Eigentümerkosten, nicht überwälzbar. |
| Liegenschaftssteuern & wertvermehrende Investitionen | ✗ nie | Eigentümersache, gehören nie auf die NK-Abrechnung. |
📅 Fristen, Einsichtsrecht und Anfechtung
Du darfst fragen, wie viel Heizöl am ersten Tag der Heizperiode im Tank war. Art. 8 Abs. 2 VMWG gibt dir das Recht, «die sachdienlichen Originalunterlagen einzusehen und über den Anfangs- und Endbestand von Heizmaterialien Auskunft zu verlangen». Anfangsbestand plus Einkäufe minus Endbestand ist der Verbrauch, den du bezahlst. Und du hast mehr Zeit, als die meisten denken: Eine Nachforderung verjährt erst nach fünf Jahren, und das Schlichtungsverfahren kostet dich keinen Rappen. Die wichtigsten Eckdaten auf einen Blick:
Das Gesetz nennt keine fixe Frist, aber abgerechnet werden muss mindestens einmal jährlich, üblicherweise innert rund sechs Monaten nach Ende der Abrechnungsperiode. Rechnet der Vermieter gar nicht ab, kannst du bezahlte Akontozahlungen zurückfordern.
Du hast Anspruch auf Einsicht in die Original-Belege. Ausüben musst du es am Sitz des Vermieters; er muss dir die Originale weder aushändigen noch gratis Kopien geben, aber die Einsicht gewähren.
Eine gesetzliche Einsprachefrist gibt es nicht, prüfe aber zeitnah und beanstande schriftlich (Richtwert: innert rund 30 Tagen). Hast du eine Abrechnung schon bezahlt und merkst erst später, dass Posten nicht geschuldet waren, forderst du sie nach Bereicherungsrecht zurück (BGer 4A_433/2020): innert drei Jahren, seit du es weisst, spätestens zehn Jahre nach der Zahlung (Art. 67 OR).
Eine Nachforderung des Vermieters verjährt fünf Jahre nach Erstellung der Abrechnung (Art. 128 OR). Ältere Nachzahlungen musst du nicht mehr leisten.
Das Schlichtungsverfahren in Mietsachen ist kostenlos. Kommt ihr nicht weiter, wendest du dich an die Schlichtungsbehörde, ohne Anwalts- oder Gerichtskostenrisiko für das Verfahren.
Hast du eine Pauschale vereinbart, gibt es keine Abrechnung und keine Nachforderung. Der Vermieter darf auch dann nichts nachverlangen, wenn die echten Kosten höher waren; der Pauschalbetrag muss auf den Durchschnittswerten dreier Jahre beruhen (Art. 4 Abs. 2 VMWG).
⚠️ Die 5 teuersten Fehler bei der Nebenkostenabrechnung
Steht im Haus eine Wohnung leer, heizt der Vermieter sie, nicht du. Art. 7 Abs. 1 VMWG: «Die Heizungskosten für nicht vermietete Wohn- und Geschäftsräume trägt der Vermieter.» Wird der Leerstand im Verteilschlüssel nicht ausgewiesen, zahlst du ihn mit. Vier dieser fünf Fehler kosten dich bares Geld, einer kostet dich dein gutes Recht. Einmal lesen, dann zahlst du keinen Franken zu viel.
Die Nachforderung blind bezahlen. Der häufigste und teuerste Fehler. Viele überweisen, ohne die Abrechnung mit dem Mietvertrag und den Belegen abzugleichen. Dabei steht auf vielen Abrechnungen mindestens ein Posten, der nicht draufgehört. Erst der Anfechtbarkeits-Check oben, dann zahlen.
Nicht vereinbarte Kosten akzeptieren. Was nicht ausdrücklich und einzeln im Mietvertrag steht, ist im Mietzins inbegriffen und nicht geschuldet (Art. 257a OR). Eine pauschale «inkl. Nebenkosten»-Klausel reicht nicht. Vergleiche jede Position mit deinem Vertrag.
Reparaturen und Verwaltung durchgehen lassen. Reparaturen, Unterhalt, die Verwaltung der Liegenschaft, die Gebäudeversicherung und Hypothekarzinsen sind nie umlagefähig. Tauchen sie auf, kannst du sie streichen lassen, der Kosten-Katalog oben zeigt dir, was gilt.
Auf die Einsicht in die Belege verzichten. Du hast nach Art. 257b Abs. 2 OR das Recht, die Original-Belege einzusehen. Wer darauf verzichtet, prüft im Blindflug. Verlange die Belege schriftlich, bevor du eine Nachzahlung leistest.
Den Verteilschlüssel nicht prüfen. Ob nach m², Personen oder Wertquote verteilt wird, macht bei den Heizkosten schnell ein paar Hundert Franken aus. Steht im Vertrag ein anderer Schlüssel als auf der Abrechnung, stimmt etwas nicht, rechne mit dem Verteilschlüssel-Rechner nach.
Bei den Nebenkosten entscheidet nicht, was der Vermieter aufschreibt, sondern was im Mietvertrag steht und was das Gesetz erlaubt.
✅ In 5 Schritten die Nebenkostenabrechnung prüfen
Liegt der Heizkostenrechnung keine Aufschlüsselung bei, muss die Rechnung dir ausdrücklich sagen, dass du sie verlangen kannst. So steht es in Art. 8 Abs. 1 VMWG. Fünf Schritte trennen dich von der Gewissheit, ob die Abrechnung stimmt, und keiner dauert länger als eine Kaffeepause.
Der Trick, den kaum jemand kennt: Verlange die Abrechnung der Vorjahre und vergleiche. Springt ein Posten ohne Erklärung um mehr als 20 Prozent, oder taucht plötzlich eine neue Zeile auf, ist das dein stärkstes Argument bei der Beanstandung, denn der Vermieter muss jede Position mit Belegen rechtfertigen. Dieselbe Sorgfalt lohnt sich bei jeder Vorlage, etwa beim Untermietvertrag, wo ein vergessener Satz beim Nebenkosten-Anteil ebenso teuer wird.
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❓ Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung
Die Fragen, die jedes Frühjahr bei der Abrechnung im Kopf herumschwirren, kurz und ehrlich beantwortet.
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Nur den kleinen Aufwand für das Erstellen der Nebenkostenabrechnung selbst (üblich rund 3 %), niemals die Verwaltung der ganzen Liegenschaft. Diese ist im Mietzins inbegriffen.
Nach dem im Vertrag vereinbarten Verteilschlüssel, meist nach m² oder Verbrauch. Der Verteilschlüssel-Rechner zeigt dir deinen rechnerischen Anteil an der Gesamtsumme.
Rechnet der Vermieter nicht mindestens jährlich ab, kannst du die bezahlten Akontozahlungen zurückfordern. Verlange die Abrechnung schriftlich und setze eine Frist.
Alle Angaben ohne Gewähr. Fehler gefunden? → support@conviva-plus.ch
Nebenkosten sind in der Schweiz nur geschuldet, wenn sie im Mietvertrag einzeln vereinbart sind (Art. 257a OR). Reparaturen, Liegenschaftsverwaltung, Gebäudeversicherung und Hypothekarzinsen sind nie umlagefähig. Eine Nachforderung verjährt nach 5 Jahren, Einsicht in die Belege ist dein Recht (Art. 257b Abs. 2 OR).
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Redaktorin ConvivaPlus · Recht & Wohnen
Schreibt über Miet-, Vertrags- und Alltagsrecht – Gesetzestexte in geprüfte Vorlagen übersetzt.
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