Conteggio spese accessorie: il modello Excel che calcola da solo – e ciò che non ci va mai
Ogni primavera arriva nella cassetta delle lettere, spesso con un saldo da pagare. Prima di pagare, guarda ogni riga: una voce che non dovrebbe esserci, come riparazioni, amministrazione dello stabile o assicurazione dell'edificio, non la devi. Ecco il modello gratuito per allestire da solo un conteggio pulito in pochi minuti, più il test che ti dice, voce per voce, se il tuo conteggio è impeccabile o contestabile.
💡 La domanda che decide tutto: ripartibile o no?
Il tuo locatore può introdurre nuove spese accessorie, a contratto in corso. Il Tribunale federale lo ammette per locali d'abitazione e commerciali, ma solo con il modulo ufficiale, motivato, e tu puoi contestare (DTF 121 III 460, art. 269d cpv. 3 CO). Fino ad allora: in Svizzera le spese accessorie non sono dovute automaticamente. Compaiono sul tuo conteggio solo se sono espressamente e singolarmente indicate nel contratto di locazione (art. 257a CO). Una clausola generica come «spese comprese» non basta, le designazioni generiche vengono stralciate dall'autorità di conciliazione. Ciò che non figura nel contratto è compreso nella pigione, punto.
Secondo ostacolo: anche le voci convenute devono essere veri costi d'esercizio, cioè spese correnti legate all'uso della cosa. Riparazioni, manutenzione, amministrazione dello stabile, assicurazione dell'edificio, interessi ipotecari e investimenti che aumentano il valore spettano al proprietario e non possono mai essere riversati, anche se figurassero nel contratto. Infine, secondo l'art. 257b CO: si possono conteggiare solo i costi effettivamente sostenuti, sia come acconto sia come forfait.
La stessa fattura del riscaldamento è ora dovuta, ora no. Dipende da tre cose:
📊 Modello Excel e Word: il conteggio che calcola da solo
Affitti e devi fare tu il conteggio? Il modello Excel qui sotto calcola da solo quota, totale e saldo, le formule sono già inserite. Lo stesso conteggio è pronto anche in Word e in PDF, insieme alla tabella di ripartizione dello stabile, al controllo del riscaldamento e alla lettera di contestazione per l'inquilino. Preferisci online? Il generatore subito sotto crea il conteggio direttamente nel browser. Importante: indica ogni voce singolarmente, le voci cumulative rendono il conteggio contestabile.
🧰 5 modelli: Excel che calcola, più Word e PDF
Il conteggio per il locatore, un esempio di calcolo completo, la tabella di ripartizione dello stabile, il controllo del riscaldamento e la lettera di contestazione per l'inquilino. Ognuno nel formato che gli serve.
Nove voci, chiave, acconti e saldo — in Excel si calcola da solo
Locatore: [Locatore] Conduttore: [Conduttore] Ente locato: [Indirizzo, appartamento] Periodo di conteggio: [GG.MM.AAAA – GG.MM.AAAA] Chiave (contratto): ☐ m² ☐ quota di valore ☐ persone ☐ contatore Voce (solo se pattuita nel contratto) · Costi dello stabile CHF · Chiave totale · Chiave dell'appartamento · Quota dell'appartamento CHF Riscaldamento e acqua calda (art. 5 OLAL) · · · · Acqua e acque di scarico · · · · Elettricità parti comuni (scale, lavanderia) · · · · Portineria e pulizia · · · · Ascensore: manutenzione · · · · Rifiuti e smaltimento · · · · Giardino e sgombero neve · · · · Radio, TV, cavo · · · · Amministrazione del conteggio (art. 4 cpv. 3 OLAL) · · · · Totale spese accessorie · · · · Acconti versati (da dedurre) · · · · Saldo: + da pagare, − a tuo favore · · · · Quota = costi × chiave dell'appartamento ÷ chiave totale (calcolata nel foglio Excel, a mano in Word/PDF). Solo le voci specialmente pattuite nel contratto (art. 257a cpv. 2 CO). Riparazione, rinnovo, interessi e ammortamento dell'impianto di riscaldamento: mai computabili (art. 6 OLAL). Il conduttore può vedere i giustificativi (art. 257b cpv. 2 CO) e chiedere la scorta di combustibili a inizio e fine periodo (art. 8 cpv. 2 OLAL). Pagabile entro: ___.___.______ sull'IBAN: ________________________________ Luogo, data: ________________ Firma del locatore: ________________
In Excel quota, totale e saldo si calcolano da soli, le formule sono già inserite · Il file Word è compilabile, sostituisci i campi tra parentesi quadre · Il PDF è in formato A4, pronto da stampare
⚖️ Modelli propri di ConvivaPlus, non una consulenza legale. In caso di lite, l'autorità di conciliazione è gratuita (art. 113 CPC).
🛠️ Generatore di conteggio spese accessorie
Inserire le voci + l'acconto → conteggio pronto con saldo automatico in PDF o da copiare. Gratuito, senza registrazione.
🚦 Test di contestabilità: il tuo conteggio è valido?
Qui sta il vero valore di questa pagina: nessun altro portale ti dice in modo così diretto se devi pagare il saldo o no. Il test di contestabilità ConvivaPlus ti pone quattro domande sul tuo conteggio concreto e ti dice in un secondo se è impeccabile, se devi solo chiedere chiarimenti o se è contestabile, e cosa puoi fare allora.
🚦 Test di contestabilità ConvivaPlus
Quattro domande sul tuo conteggio delle spese accessorie, e sai se è valido o contestabile.
Le spese accessorie sono indicate espressamente e singolarmente nel tuo contratto?
Il conteggio elenca ogni voce singolarmente con l'importo (nessuna voce cumulativa)?
Vi figurano solo costi d'esercizio, senza riparazioni, amministrazione dello stabile o assicurazione?
Si conteggia almeno una volta all'anno sulla base dei costi effettivi, con consultazione dei giustificativi?
Come giudica il test di contestabilità ConvivaPlus: se i costi non sono convenuti singolarmente nel contratto o vi figura una voce mai ripartibile (riparazione, amministrazione dello stabile, assicurazione), il conteggio è contestabile (rosso). Se manca la consultazione dei giustificativi o una voce è poco chiara, conviene chiedere (giallo). Solo se tutte e quattro le condizioni sono soddisfatte è formalmente valido (verde). Questa classificazione è la lettura secondo ConvivaPlus, dedotta dagli art. 257a e 257b CO.
🧮 Calcolatore della chiave di ripartizione: quanto del totale è davvero tuo?
I costi di riscaldamento di tutto lo stabile ammontano a 24'000 franchi, e sul tuo conteggio compaiono improvvisamente 1'800. È giusto? Dipende dalla chiave di ripartizione: per superficie (m²), per persone, per quota di valore (PPP) o in parti uguali. Il calcolatore della chiave di ripartizione ConvivaPlus ti evita il calcolo: inserisci i costi totali di una voce e la tua quota, e vedi subito quanto ti spetta.
🧮 Calcolatore della chiave di ripartizione ConvivaPlus
Inserire i costi totali + la chiave di ripartizione → la tua quota calcolata. Verifica se la cifra sul tuo conteggio è corretta.
Valore indicativo. Fa fede la chiave di ripartizione convenuta nel contratto o nel regolamento.
Metodologia: il calcolatore ripartisce i costi totali in modo lineare secondo la chiave scelta, secondo ConvivaPlus conformemente alla prassi usuale in Svizzera (superficie, persone, quota di valore o parti uguali). La chiave applicabile figura nel contratto o nel regolamento. Nel conteggio del riscaldamento e dell'acqua calda secondo il consumo, conta il consumo misurato invece della superficie.
🔥 Spese di riscaldamento: 9 voci paghi, 2 mai
L'assicurazione del tuo riscaldamento puoi pagarla, quella dello stabile mai. L'art. 5 cpv. 2 lett. h OLAL annovera tra le spese di riscaldamento «i premi di assicurazione, in quanto si riferiscano esclusivamente all’impianto di riscaldamento»; l'assicurazione dell'edificio è compresa nella pigione. Lo stesso confine attraversa tutta l'ordinanza: elenca 9 voci che possono figurare sul conteggio del riscaldamento e solo 2 che non ci vanno mai. La matrice delle spese di riscaldamento ConvivaPlus ti mostra tutte le 11 con il testo ufficiale. Mettici accanto il tuo conteggio, riga per riga.
| Voce | OLAL | La paghi? | Testo ufficiale |
|---|---|---|---|
| Combustibili ed energia consumati | art. 5 cpv. 2 lett. a OLAL | ✓ sì | «i combustibili e l’energia consumati» |
| Elettricità per bruciatori e pompe | art. 5 cpv. 2 lett. b OLAL | ✓ sì | «l’elettricità per il funzionamento di bruciatori e pompe» |
| Energie di sostituzione | art. 5 cpv. 2 lett. c OLAL | ✓ sì | «i costi per l’utilizzazione di energie di sostituzione» |
| Pulizia di impianto e camino | art. 5 cpv. 2 lett. d OLAL | ✓ sì | «la pulizia dell’impianto di riscaldamento e del camino, la raschiatura, la bruciatura e la lubrificazione della caldaia, nonché la rimozione dei detriti e delle scorie» |
| Revisione periodica, cisterna, decalcificazione | art. 5 cpv. 2 lett. e OLAL | ✓ sì | «la revisione periodica dell’impianto di riscaldamento compresa la cisterna dell’olio, la decalcificazione dell’impianto di produzione dell’acqua calda, del bollitore e delle condutture» |
| Rilevamento e servizio di conteggio | art. 5 cpv. 2 lett. f OLAL | ✓ sì | «il rilevamento e il servizio di conteggio delle spese computabili, come pure la manutenzione delle apparecchiature necessarie» |
| Manutenzione | art. 5 cpv. 2 lett. g OLAL | ✓ sì | «la manutenzione» |
| Assicurazione del solo impianto | art. 5 cpv. 2 lett. h OLAL | ✓ sì | «i premi di assicurazione, in quanto si riferiscano esclusivamente all’impianto di riscaldamento» |
| Lavoro amministrativo del riscaldamento | art. 5 cpv. 2 lett. i OLAL | ✓ sì | «il lavoro amministrativo causato dall’esercizio dell’impianto di riscaldamento» |
| Riparazione e rinnovo dell'impianto | art. 6 lett. a OLAL | ✗ mai | «la riparazione e il rinnovo degli impianti» |
| Interessi e ammortamento dell'impianto | art. 6 lett. b OLAL | ✗ mai | «il pagamento degli interessi e l’ammortamento degli impianti» |
Testo: versione ufficiale dell'OLAL (RS 221.213.11), stato 1° ottobre 2025, fedlex.admin.ch.
Metodologia: la matrice delle spese di riscaldamento ConvivaPlus conta ciò che l'ordinanza stessa elenca, art. 5 cpv. 2 lett. a–i e art. 6 lett. a–b OLAL, nel testo della versione ufficiale (stato 1.10.2025). Nessuna stima, nessuna media, nessun sondaggio. Fino a settembre 2026 qui c'era un indice regionale delle spese accessorie. Lo abbiamo ritirato perché i suoi valori per regione non erano documentabili con alcuna fonte.
📋 Catalogo costi A–Z: cosa può figurare, cosa mai?
La revisione della tua cisterna dell'olio può andare nel conteggio, la riparazione del riscaldamento mai. L'art. 5 cpv. 2 lett. e OLAL conta tra i costi computabili «la revisione periodica dell'impianto di riscaldamento compresa la cisterna dell'olio», l'art. 6 lett. a esclude «la riparazione e il rinnovo degli impianti». Lo stesso riscaldamento, due fatture, due mondi. La tabella indica per ogni voce tipica se è ripartibile (e a quale condizione) o se non ha mai posto sul conteggio.
| Tipo di costo | Ripartibile? | Base / condizione |
|---|---|---|
| Riscaldamento & acqua calda | ✓ se convenuto | Secondo il consumo negli edifici recenti. Voce più pesante, verificala per prima. |
| Acqua & acque di scarico (consumo) | ✓ se convenuto | Quota di consumo sì; le tasse di base fisse spettano in parte al locatore. |
| Elettricità parti comuni (scale, lavanderia) | ✓ se convenuto | Art. 257a CO, veri costi d'esercizio. |
| Portineria & pulizia | ✓ se convenuto | Solo l'esercizio corrente, non riparazioni o sostituzioni. |
| Ascensore: servizio & manutenzione | ✓ se convenuto | Abbonamento di manutenzione sì, riparazione e sostituzione no. |
| Rifiuti & smaltimento | ✓ se convenuto | Costi d'esercizio; le tasse comunali di base sono in parte controverse. |
| Amministrazione delle spese accessorie | ✓ se convenuto | Solo l'onere per allestire il conteggio (di regola circa 3 %), non l'amministrazione dello stabile. |
| Riparazioni & manutenzione | ✗ mai | A carico del locatore (art. 256 CO), coperto dalla pigione. |
| Amministrazione dello stabile | ✗ mai | Costi del proprietario, parte della pigione. |
| Assicurazione dell'edificio & interessi ipotecari | ✗ mai | Costi del proprietario, non riversabili. |
| Imposte fondiarie & investimenti a plusvalore | ✗ mai | Affare del proprietario, mai sul conteggio delle spese accessorie. |
📅 Termini, diritto di consultazione e contestazione
Puoi chiedere quanto olio c'era nella cisterna il primo giorno del periodo di riscaldamento. L'art. 8 cpv. 2 OLAL ti dà la facoltà «di prendere visione dei documenti giustificativi originali e di chiedere informazioni sullo stato della scorta di combustibili all'inizio e alla fine del periodo di riscaldamento». Scorta iniziale più acquisti meno scorta finale: è il consumo che paghi. E hai più tempo di quanto pensi: una pretesa si prescrive solo dopo cinque anni, e la conciliazione non ti costa un centesimo. Le scadenze principali a colpo d'occhio:
La legge non fissa un termine preciso, ma il conteggio va allestito almeno una volta all'anno, di regola entro circa sei mesi dalla fine del periodo. Se il locatore non allestisce alcun conteggio, puoi richiedere indietro gli acconti versati.
Hai diritto alla consultazione dei giustificativi originali. Lo eserciti presso la sede del locatore; egli non deve consegnarti gli originali né fornire copie gratuite, ma concedere la consultazione.
Non esiste un termine legale di opposizione, ma verifica tempestivamente e contesta per iscritto (valore indicativo: entro circa 30 giorni). Se hai già pagato un conteggio e scopri più tardi che alcune voci non erano dovute, le richiedi secondo le regole dell'indebito arricchimento (TF 4A_433/2020): entro tre anni da quando ne sei venuto a conoscenza, al più tardi dieci anni dopo il pagamento (art. 67 CO).
Una pretesa del locatore si prescrive cinque anni dopo l'allestimento del conteggio (art. 128 CO). I saldi più vecchi non li devi più pagare.
La procedura di conciliazione in materia di locazione è gratuita. Se non avanzi, rivolgiti all'autorità di conciliazione, senza rischio di spese legali o giudiziarie per la procedura.
Se hai convenuto un forfait, non c'è né conteggio né pretesa. Il locatore non può richiedere nulla in più anche se i costi reali erano più alti; il forfait deve fondarsi sui valori medi calcolati su un periodo di tre anni (art. 4 cpv. 2 OLAL).
⚠️ I 5 errori più cari nel conteggio delle spese accessorie
Se nello stabile un appartamento è vuoto, lo riscalda il locatore, non tu. Art. 7 cpv. 1 OLAL: «I costi di riscaldamento concernenti i locali d'abitazione o commerciali non locati sono a carico del locatore.» Se lo sfitto non figura nella chiave di ripartizione, lo paghi anche tu. Quattro di questi cinque errori ti costano denaro, uno ti costa il tuo buon diritto. Leggili una volta, e non paghi un franco di troppo.
Pagare il saldo alla cieca. L'errore più frequente e più caro. Molti versano senza confrontare il conteggio con il contratto e i giustificativi. Eppure su molti conteggi figura almeno una voce che non dovrebbe esserci. Prima il test di contestabilità qui sopra, poi il pagamento.
Accettare costi non convenuti. Ciò che non è espressamente e singolarmente nel contratto è compreso nella pigione e non è dovuto (art. 257a CO). Una clausola forfettaria «spese comprese» non basta. Confronta ogni voce con il tuo contratto.
Lasciar passare riparazioni e amministrazione. Riparazioni, manutenzione, amministrazione dello stabile, assicurazione dell'edificio e interessi ipotecari non sono mai ripartibili. Se compaiono, puoi farli stralciare, il catalogo costi qui sopra mostra cosa vale.
Rinunciare alla consultazione dei giustificativi. Hai secondo l'art. 257b cpv. 2 CO il diritto di consultare i giustificativi originali. Rinunciarvi significa verificare alla cieca. Esigi i giustificativi per iscritto prima di pagare un saldo.
Non verificare la chiave di ripartizione. Che la ripartizione avvenga per m², persone o quota di valore fa presto qualche centinaio di franchi sul riscaldamento. Se nel contratto figura una chiave diversa da quella del conteggio, qualcosa non quadra, ricalcola con il calcolatore della chiave di ripartizione.
Per le spese accessorie non decide ciò che il locatore scrive, ma ciò che figura nel contratto e ciò che la legge consente.
✅ Verificare il conteggio delle spese accessorie in 5 passi
Se la fattura del riscaldamento non ha il dettaglio, deve dirti espressamente che puoi esigerlo. Lo prevede l'art. 8 cpv. 1 OLAL. Cinque passi ti separano dalla certezza che il conteggio sia corretto, e nessuno dura più di una pausa caffè.
Il trucco che quasi nessuno conosce: chiedi i conteggi degli anni precedenti e confronta. Se una voce balza di oltre il 20 per cento senza spiegazione, o se compare improvvisamente una nuova riga, è il tuo argomento più forte nella contestazione, perché il locatore deve giustificare ogni voce con i giustificativi. La stessa cura paga per ogni modello, ad esempio per il contratto di sublocazione, dove una frase dimenticata sulla quota delle spese accessorie costa altrettanto caro.
Qual è la tua situazione?
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❓ Domande frequenti sul conteggio delle spese accessorie
Le domande che ogni primavera frullano in testa al momento del conteggio, risposte in modo breve e onesto.
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Solo il piccolo onere per allestire il conteggio delle spese accessorie stesso (di regola circa 3 %), mai l'amministrazione di tutto lo stabile. Questa è compresa nella pigione.
Al catalogo costi →Secondo la chiave di ripartizione convenuta nel contratto, il più delle volte per m² o per consumo. Il calcolatore della chiave di ripartizione ti mostra la tua quota calcolata del totale.
Al calcolatore →Se il locatore non allestisce un conteggio almeno annuale, puoi richiedere indietro gli acconti versati. Esigi il conteggio per iscritto e fissa un termine.
Ai termini →Tutte le informazioni senza garanzia. Errore trovato? → support@conviva-plus.ch
In Svizzera le spese accessorie sono dovute solo se convenute singolarmente nel contratto (art. 257a CO). Riparazioni, amministrazione dello stabile, assicurazione dell'edificio e interessi ipotecari non sono mai ripartibili. Una pretesa si prescrive dopo 5 anni, la consultazione dei giustificativi è un tuo diritto (art. 257b cpv. 2 CO).
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Discussione
8 voci dalla comunità
Genau der Check, den ich gebraucht habe. Auf meiner Abrechnung stand eine Position «Verwaltung» mit 480 Franken. Dank dem Katalog wusste ich, dass nur die NK-Verwaltung erlaubt ist, nicht die ganze Liegenschaft. Beanstandet, 400 Franken gutgeschrieben.
Stark, Andrea, genau so funktioniert es. Die Verwaltung der Liegenschaft ist im Mietzins drin, nur der kleine Aufwand für die NK-Abrechnung selbst darf rein. Schön, dass du nicht blind bezahlt hast.
Den Verteilschlüssel-Rechner habe ich dreimal gebraucht, bis ichs geglaubt habe. Bei uns wird nach Personen verteilt, nicht nach m², und ich wohne allein in einer grossen Wohnung. Macht bei der Heizung fast 300 Franken Unterschied im Jahr.
Wichtig fand ich den Hinweis mit der Einsicht in die Belege. Habe schriftlich verlangt, die Verwaltung hat zuerst gemauert, aber nach dem Hinweis auf Art. 257b war die Akte plötzlich da. Eine Position war doppelt verrechnet.
Merci fürs Teilen, Fatima. Genau, das Einsichtsrecht ist gesetzlich, da muss niemand mauern. Gut, dass du drangeblieben bist, doppelt verrechnete Posten sind häufiger als man denkt.
Als Vermieter von zwei Wohnungen rechne ich jetzt mit dem Generator ab. Sauber jede Position einzeln, Saldo automatisch, als PDF verschickt. Vorher hatte ich alles in einem Excel zusammengeschustert, das gab immer Rückfragen.
Han zersch dänkt, ich müess eifach zahle. Aber näi, churz prüeft und gmerkt: d Gebäudeversicherig het uf de Abrächnig nüt z sueche. Sehr fair erklärt, ohni Juriste-Chauderwälsch.
Merci Sandra, genau dä Punkt. D Gebäudeversicherig isch Eigentümersach und ghört nie uf d Nebenkoschte. Schön, dass es klick gmacht het.
Redattrice ConvivaPlus · Diritto & Abitare
Scrive di diritto della locazione, dei contratti e quotidiano – testi di legge in modelli verificati.
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