Für das Protokoll einer Generalversammlung sind einige wesentliche inhaltliche Dinge zu beachten, weswegen sich die Verwendung einer Mustervorlage für das Protokoll empfiehlt.
Wichtig ist, dass Ort und Datum der Versammlung im Protokoll stehen und das Protokoll vom Versammlungsleiter und Protokollführer unterschrieben wird.
Ob Verein, GmbH oder AG: Musterprotokoll für Generalversammlung (GV), Gesellschafterversammlung, Vereinsmitgielder-Zusammenkunft, Vorstandssitzung oder Delegierten-Sitzung:
Es ist sinnvoll, das Muster Protokoll nach den einzelnen Tagesordnungspunkten zu gliedern, wobei der Bericht des Vorstands über das Geschäftsjahr und die Wahlergebnisse von Neuwahlen von Vorstands- oder Aufsichtsratsmitgliedern die wichtigsten Punkte sind:
Firmenname/Verein, Ort, Datum, Uhrzeit des Versammlungsbeginns
Versammlungsleiter (Name, Anschrift) eröffnet die Generalversammlung und begrüsst alle Anwesenden.
Feststellung (durch den Versammlungsleiter), dass an die GV frist- und formgerecht eingeladen wurde.
Feststellung der Anzahl der anwesenden Mitglieder und der Beschlussfähigkeit
Bestellung eines Schriftführers und ggf. Ernennung von Stimmzählern.
Namentliche Nennung im Protokoll welches Vorstandsmitglied den Geschäftsbericht abgibt.
Erklärung in einem Satz, dass der Vorstand der GV den Jahresabschluss für das Geschäftsjahr … (Jahreszahl) und den Lagebericht vorlegt.
Benennung welches Aufsichtsratsmitglied den Tätigkeitsbericht des Aufsichtsrats vorträgt.
Erklärung, dass sich der Aufsichtsrat von der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung überzeugt hat und mit den Berichten des Vorstands einverstanden ist.
Beschluss der Mitglieder über Verwendung des Gewinns, Abstimmungsergebnis im Protokoll festhalten.
Im Falle von Verlusten: Abstimmung über einen Deckungsvorschlag.
- zunächst Abstimmung darüber, ob über die Entlastungen offen abgestimmt werden kann.
- dann Abstimmung über Entlastung des Vorstands und der Aufsichtsratmitglieder, Abstimmungsergebnis (Anzahl der Ja- und Nein-Stimmen) wird im Protokoll festgehalten.
- Benennung der Mitglieder die turnusgemäss aus ihren Ämtern (Vorstand oder Aufsichtsrat) ausscheiden, Nennung ob die ausscheidenden Mitglieder neu kandidieren oder welche anderen Mitglieder ggf. kandidieren.
- Abstimmung für jedes der zu vergebenden Mandate für jeden Kandidaten einzeln, Abstimmungsergebnis wird im Muster Protokoll festgehalten.
Feststellung wer gewählt worden ist und Gewählte müssen gefragt werden, ob sie die Wahl annehmen.
Möglichkeit für Mitglieder aktuelle Fragen anzusprechen.
Versammlungsleiter schliesst die Generalversammlung oder Gesellschafterversammlung.
Die Uhrzeit des Versammlungsendes wird angegeben.
Kostenlose Muster Vorlage für Musterprotokolle für Sitzung, Vortstandssitzung, für Verein, für Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), für Aktiengesellschaft (AG), Gesellschafterversammlung und Generalversammlung Protokoll Muster CH.