Traktandenliste - kostenlose Muster Beispiel Vorlage | Word + PDF - GV, Sitzung & Versammlung
Jetzt Traktandenliste erstellen: Mit dieser kostenlosen Muster Beispiel Vorlage für Word + PDF. Listen für Traktanden bei Sitzung, Teamsitzung, GV Verein (Generalversammlung), Stockwerkeigentum, Versammlung und vieles mehr zum Kopieren und Download.
Die kostenlose Mustervorlage kann beim Erstellen einer Traktandenliste sehr hilfreich sein und bietet eine strukturierte Übersicht über die wesentlichen Punkte, die bei einer Sitzung besprochen werden müssen.
Zudem lässt sich die Reihenfolge der Punkte ganz einfach anpassen und so den Ablauf der Besprechung bestimmen. Dies erleichtert es den Beteiligten, sich auf die wesentlichen Inhalte zu konzentrieren und die Traktandenliste vorzubereiten. Beispiel-Vorlage einfach herunterladen, um rasch eine fertige Traktandenliste zu erstellen.
Inhalte:
Was ist
eine Traktandenliste?
Was versteht man unter einer Traktandenliste?
Die Traktandenliste (auch Tagesordnung genannt) dient zur zeitlichen Gliederung einer Besprechung, Sitzung, Generalversammlung (GV) oder anderen Versammlung.
In der Traktandenliste werden vorab chronologisch geordnet Traktanden (Tagesordnungspunkte) festgelegt, die dann bei der Versammlung abgearbeitet werden.
Sollte zu mindestens einem der Traktanden (Tagesordnungspunkten) ein Beschluss notwendig sein, so muss die endgültige Fassung der Traktandenliste innerhalb einer festgesetzten Frist vor der Sitzung an alle Teilnehmer gesendet werden. Diese Frist wird in der Regel in der jeweiligen Geschäftsordnung festgelegt.
Was gehört
in eine Traktandenliste?
Wozu dient eine Traktandenliste?
Die Traktandenliste dient dazu eine Sitzung zu strukturieren. Des Weiteren hilft die Traktandenliste dabei, dass keine wichtigen Punkte oder Themen in der Sitzung vernachlässigt oder vergessen werden.
Die Liste mit den Traktanden leitet die Teilnehmer zielführend durch die Sitzung. Da die Traktandenliste mit allen zu besprechenden Themen vorab jeder beteiligten Person zugesendet wird, wissen alle Teilnehmer vorzeitig, welche Themen in der Sitzung besprochen werden, welche Entscheidungen getroffen werden müssen und können sich somit im Vorfeld über diese Themen informieren sowie auf die Sitzung vorbereiten.
In der Regel werden die Teilnehmer im Rahmen der Einladung zur Sitzung im Vorfeld aufgefordert, Traktanden (Tagesordnungspunkte) vorzuschlagen. Diese Punkte können dann, soweit Zeit dafür ist, in der Traktandenliste aufgenommen werden.
Meist erhalten die Teilnehmer nach der vorläufigen Traktandenliste mit den vorgeschlagenen Themen noch eine endgültige Fassung der Traktandenliste, nachdem bestehende Punkte weggelassen und neue vorgeschlagene Themen aufgenommen worden sind.
Wo werden die Rahmenbedingungen für die Traktandenliste festgelegt?
Die Rahmenbedingungen für die Muster Traktandenliste (Zusendungsfrist, Bekanntmachung, Verfahrensfragen, Nachträgliche Änderung von Traktanden (Tagesordnungspunkten) werden in der Regel in der Geschäftsordnung festgelegt. Somit folgt auch die Traktandenliste bestimmten Regeln. Dies ist wichtig, weil man sich im Streitfall auf diese Regelungen in der Geschäftsordnung stützen kann.
Wie erstellt man
eine Traktandenliste?
Mit Hilfe dieser Muster Beispiel Vorlage erstellen Sie rasch eine Traktandenliste. Für die Erstellung sind nur fünf kurze Schritte zu befolgen:
-
Themen-Festlegung
Zunächst einmal sollten Sie sich überlegen, was genau auf Ihre Traktandenliste soll. Dies kann alles Mögliche sein, von den wichtigsten Aufgaben für den Tag bis hin zu grösseren Projekten, die Sie in Angriff nehmen möchten. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um darüber nachzudenken, was Sie erreichen möchten und überlegen Sie sich, welche Themen Sie besprechen möchten. -
Tagesordnung-Punkte auflisten
Sobald Sie wissen, welche Art von Traktandenliste Sie erstellen möchten, ist es Zeit, die einzelnen Punkte aufzulisten. Sammeln Sie Informationen zu den einzelnen Themen. Versuchen Sie, so präzise wie möglich zu sein und jeden Punkt auf der Liste genau zu beschreiben. Sobald Sie wissen, was auf Ihre Liste soll, ist es an der Zeit, diese zu erstellen. Beginnen Sie mit einem leeren Blatt Papier oder einer Textdatei und fangen Sie an zu schreiben. Überlegen Sie sich eine gute Struktur für Ihre Liste und legen Sie los. -
Zeitplan erstellen & Prioritäten setzen
Wenn Sie alle Punkte aufgelistet haben, ist es an der Zeit, sie zu priorisieren und einen Zeitplan zu erstellen. Welche Punkte sind am wichtigsten? Welche Punkte sollten zuerst angesprochen werden? Legen Sie fest, wann Sie welche Punkte auf Ihrer Liste bearbeiten möchten. Dies hilft Ihnen dabei, die einzelnen Aufgaben zu priorisieren und sich besser zu organisieren. Beginnen Sie damit, die wichtigsten Aufgaben ganz oben auf Ihrer Liste einzutragen. Danach können Sie sich die anderen Einträge ansehen und entscheiden, welche von ihnen am dringendsten erledigt werden müssen. Ordnen Sie alles so an, wie es für Sie Sinn macht, damit Sie später problemlos damit beginnen können, Ihre Aufgaben abzuarbeiten. Sobald Sie Ihre Prioritäten festgelegt haben, ist es an der Zeit, ein Zeitfenster für die Erledigung der einzelnen Punkte einzuplanen. Seien Sie hierbei realistisch und legen Sie keine unnötig engen Fristen fest. -
Struktur & Reihenfolge festlegen
Sobald Sie die Punkte priorisiert haben, ist es an der Zeit, sie in eine logische Reihenfolge zu bringen. Strukturieren Sie die Informationen und legen Sie eine Reihenfolge fest. Nachdem Sie alle Traktanden aufgelistet haben, gehen Sie diese nun systematisch durch und ordnen sie nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Beginnen Sie mit den dringendsten und wichtigsten Aufgaben und arbeiten sich dann nach und nach zu den weniger dringenden/wichtigen vor. Wenn Sie mit der Erstellung Ihrer Liste fertig sind, sollten Sie sie noch einmal überprüfen und sicherstellen, dass alles korrekt ist. Achten Sie darauf, dass alle Einträge klar und deutlich sind und dass nichts vergessen wurde. Wenn alles in Ordnung ist, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren. -
Rollen & Aufgaben verteilen
Sobald Sie alle Punkte auf Ihrer Traktandenliste abgearbeitet haben, sollten Sie sicherstellen, dass alle relevanten Informationen enthalten sind. Dazu gehören der Ort, an dem das Treffen stattfindet, die Uhrzeit des Treffens und die Namen der Personen, die an dem Treffen teilnehmen werden. Verteilen Sie die Verantwortung unter den Teilnehermen auf mehrere Schultern. Wählen Sie zum Beispiel einen Sitzungsleiter, einen Moderator, einen Zeitstopper und weitere Rollen.
Noch einfacher geht es, wenn man sich das kostenlose Muster-Beispiel für eine Traktandenliste weiter unten als Orientierungshilfe verwendet oder einfach herunterladen und anpassen.
Traktandenliste
Muster Beispiel Vorlage
Eine Muster Vorlage hilft bei der Erstellung einer Traktandenliste, indem sie den Aufbau und die wichtigsten Punkte vorgibt. Dies erleichtert es den Beteiligten, sich auf die wesentlichen Inhalte zu konzentrieren und die Traktandenliste vorzubereiten - und vermeidet Fehler. Die Vorlage sollte Platz für alle relevanten Informationen bieten, damit nichts Wichtiges vergessen wird.
Kostenlose Muster-Vorlage als Word oder PDF zum gratis Kopieren oder Download:
Traktandenliste:
Ordentliche Generalversammlung des [Verein einfügen]
___________________
Ort: [Ort angeben]
Datum: [aktuelles Datum]
Leitung: [Vorname Nachname]
Protokoll: [ProtkollführerIn]
Anwesend: [Zahl] Mitglieder
Entschuldigt: [Zahl] Mitglieder
Traktanden:
| Thema | Wer | Beschluss |
| 1. Begrüssung der Anwesenden | Sitzungsleitung | |
| 2. Vorstellung des Sitzungaufbaus | Sitzungsleitung | |
| 3. Anwesenheit der Beteiligten | Sitzungsleitung | |
| 4. Beschlussfähigkeit registrieren | Sitzungsleitung | |
| 5. Wahl des Protkollführers und Stimmenzählers | Sitzungsleitung | |
| 6. Bericht des Vorsitzenden / Präsidenten | Vereinspräsident / Vorstandsmitglied | |
| 7. Bericht von weiteren Amtsträgern | Amtsträger | |
| 8. Bericht des Revisors | Revisor | |
| 9. [Sitzungspunkt einfügen] | Sitzungsleitung | |
| 10. [Sitzungspunkt einfügen] | Sitzungsleitung | |
| 11. [Sitzungspunkt einfügen] | Sitzungsleitung | |
| 12. [Sitzungspunkt einfügen] | Sitzungsleitung | |
| 13. [Sitzungspunkt einfügen] | Sitzungsleitung | |
| 14. Antrag [Vorname Nachname] zum [Thema] | Antragsteller | |
| 15.Antrag [Vorname Nachname] zum [Thema] | Antragsteller | |
| 16. Sonstige Themen / Diverses | Sitzungsleitung | |
| 17. Vereinbarung nächste Sitzung / Datum | Sitzungsleitung | |
| 18. Sitzungsende / Verabschiedung | Sitzungsleitung |
Erwartetes Sitzungsende: ca. [Zeit einfügen] Uhr
Unterschrift des Vorsitzenden/Präsidenten
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Autor: INFO Schweiz - Redaktion
(Last updated: 05.03.2023, 20:45)