Sitzungsprotokoll Muster Vorlage für Word

Das Sitzungsprotokoll: der Nachweis, was in einer Sitzung passiert ist.

Wann immer sich ein Gremium zusammenfindet, um bestimmte Themen zu besprechen und Entscheidungen zu fällen, die gegebenfalls Personen betreffen, die nicht an dieser Sitzung teilnehmen, gilt es, den Verlauf des Zusammentreffens zu dokumentieren. Dieses Dokument nennt man Sitzungsprotokoll und es dient als Beweis für das Besprochene und Beschlossene.

Egal, ob es sich um eine Sitzung des örtlichen Kleintierzüchtervereins, eines Gemeinde- oder Stadtrats, der Aufsichtsratssitzung eines Konzerns oder der Kabinettssitzung einer Regierung handelt, das Sitzungsprotokoll hat immer denselben Zweck und unterliegt daher derselben Form.

Inhalt:



Gratis Sitzungsprotokoll Muster Vorlage


Kostenlose Sitzungsprotokoll Mustervorlage.

Was muss ein Sitzungsprotokoll enthalten:

  • Titel der Veranstaltung/ Name des Veranstalters
  • Datum, Beginn und Ende der Sitzung
  • Ort
  • Anwesende/ Abwesende
  • Protokollführer
  • Leiter/in der Sitzung
  • Tagesordnung
  • genaue und korrekte Wiedergabe der Wortmeldungen
  • gefasste Beschlüsse (mit Stimmverteilung)
  • Verteiler (wer bekommt diese Protokoll bzw wer darf es einsehen
  • Ort, Datum und Unterschrift des Protokollführers
  • Gegenzeichnung der Sitzungsleitung

Gratis Sitzungsprotokoll Vorlage Word zum Download.

 

Richtig Protokoll führen - der ideale Protokollführer


Besonders gefragt ist der Protokollführer bei der Wiedergabe des Sitzungsverlaufs und der Wortmeldungen. Er muss genau dokumentieren, welcher Sitzungsteilnehmer was gesagt hat.

Hierbei muss es sich um eine objektive Formulierung handeln; der Protokollführer darf also nichts hinzufügen oder inhaltlich Relevantes weglassen. Des Weiteren darf er weder die Äusserungen noch gefasste Beschlüsse interpretieren.

Aufgaben und Zuständigkeit

Wenn in einer Sitzung Aufgaben verteilt werden, so ist es wichtig, dass im Muster Sitzungsprotokoll genau steht, wer wofür verantwortlich ist und bis wann diese Aufgabe erfüllt sein muss. Es passiert nämlich immer wieder, dass in Sitzungsprotokollen steht, was beschlossen wurde, aber nicht, wer mit der Umsetzung des Beschlusses betraut wurde.

Darunter leidet oft die Effizienz des Sitzungsgremiums, denn Papier ist bekanntlich geduldig. Aber, wenn keiner zuständig ist, wird sich vermutlich auch nichts tun. Hier wäre es die Aufgabe des Protokollführers gewesen, sich zu Wort zu melden und nachzufragen, wer als Verantwortlicher zu notieren ist.

Die Ausnahme Regel

Eine einzige Ausnahme, wenn der Protokollführer etwas in seiner Protokoll Vorlage "weglassen" darf, ist, wenn im Eifer eines Sitzungsverlaufs Emotionen hochkochen und die eine oder andere Wortmeldung nicht mehr "politisch korrekt" ist.

Beleidigungen und Beschimpfungen dürfen nicht in einem Sitzungsprotokoll auftauchen. In diesem Fall ist es die Aufgabe der Sitzungsleitung, das Gremium zu beruhigen. Da aber neben den Sitzungsteilnehmern oft auch andere Einblick in die Muster Protokolle haben, darf in Sitzungsprotokollen nichts festgehalten werden, was jemanden auch ausserhalb und für die Zeit nach der Sitzung beschädigen kann.

Protokoll führen will gelernt sein

Protokoll zu führen, ist also keine leichte Aufgabe und will gelernt sein. Ein schlecht geführtes Protokoll kann den Erfolg einer ganzen Sitzung zunichtemachen.

Selbst die vernünftigsten Beschlüsse sind nichts wert, wenn sie nicht korrekt schriftlich festgehalten sind.